改善活動を導入するための改善伝道の進め方

職場に改善活動を根付かせる取り組み方法

改善活動は、指示しただけでは始まりません。
改善の目的から始まり、活動の見える化、コミュニケーションの枠組み、ＰＤＣＡの改善サイクルなど仕組みの導入と行動変革を引き起こすフォローをしなければなりません。
改善の道を伝える伝道が必要です。
職場に改善を導入し定着させるための推進者＝改善伝道者が何をすればいいのか紹介します。

　＜目次＞
職場に改善活動を導入し定着させる改善伝道者の役割
 改善活動の枠組みを導入する
 ・改善活動を見える化させる
 ・スタンディングミーティングをさせる
 ・改善のＰＤＣＡを回すしくみをつくる
 ・改善したことを標準化し定着させる
 ・仕事を見える化し協業文化をつくる
 ・生産性を測定して改善効果を実感させる
 行動を変えることを伝道する

職場に改善活動を導入し定着させる改善伝道者の役割

改善活動を展開していくためには、展開を推進する人を改善職場に送り込んで活動を後押しする方法がよく取られます。
このとき、展開推進者は、改善手法を教えることが仕事でしょうか？

改善手法を教えることも重要ですが、人づくりをめざす改善では、改善手法以外に教えなければならないことがあります。
人づくりをめざす改善では、人づくり改善の道を教える伝道師という役割の人を送り込みます。
改善によって人の意識や行動を変えることが活動の目的にあります。

伝道師は、改善手法を教えるだけでなく、与えられた知識を改善によって自分たちで工夫し、知恵として、行動に落とす。
行動の中でも工夫を繰り返して、改善して知恵を高めることを教えます。

そして､改善活動が自分たち自身の改善であり、人づくりであることを理解させていきます。

改善活動の枠組みを導入する

伝道師は、改善手法とともに、人づくり改善の活動の枠組みを教えていきます。

事例は、私たちが紹介している改善活動の枠組みの全体像です。
業種、職種を問わず、どのような職場でも使えるモノです。

まず最初に、改善活動を生きた活動にするために、活動の見える化をさせます。

自分たちの向かうべき方向を示し、共有します。

改善活動を推進する場を設定させます。
みんなが集まり、改善を語る場です。

改善提案を一つずつ解決していくしくみを持たせます。
改善のネタを出し、改善案の立案以降、改善のＰＤＣＡサイクルを回すモノです。

仕事が属人化を減らし、知恵を共有するために、仕事のプロセスや手順の標準化をさせます。
改善による知恵を共有するためには、お互いの仕事を共有できていなければなりません。

日々の仕事を互いに見えるようにし、悩みや知恵を共有し助け合うためのタスクの見える化をします。
今、誰が何の仕事をしているのかわからなければ、助けることも、アドバイスすることもできません。

改善活動の効果を測定し、見えるようにします。
人づくりをめざす改善は、効果の測定を工夫しないと、成果がまったく見えません。

以下、一つひとつについて詳しく説明していきます。

改善活動を見える化させる

改善活動の見える化は改善ボードによって行います。
自分たちが活動していることを周りに見せて、自分たちの活動というプライドを持たせ、生きた活動となるようにします。
改善ボードには、目的、方針から始まって、活動の進捗状態、結果がひと目でわかるようにします。
特に、目的・方針を定義するときは、人づくりと脱常識の考え方を入れるようにさせます。
目的・目標の設定だけで１ヶ月から２ヶ月かかります。それが普通です。
自分たちがどのように良くなりたいか、みんなの思いや考え方がバラバラな職場がいかに多いかがわかります。
改善ボードでは、一人ひとりの役割を明確にした体制図を明確にします。
全員に役割を持たせることが、全員参加の出発点です。

スタンディングミーティングをさせる

改善活動を推進する場として、スタンディングミーティングを改善ボードの前で毎日行うようにさせます。
毎朝または昼休みのあと、顔を合わせて、仕事を改善することを話し合うことを習慣化させます。

名前の通り、改善ボードの前で、立って行います。
立って行うねらいは、短い時間のミーティングをすることです。
毎日、１０分ぐらいの短時間で、少しずつ、継続して改善を推進させていきます。

改善活動に限らず、何かを推進するためのミーティングや会議は、毎日行うことが一番効率的です。
週に一回のミーティングは、前回のことを思い出すこと、一週間の経過や出来事を共有するのに、時間のほとんどを費やし、本題の検討時間がほとんど無いということが良くあります。
毎日のミーティングであれば、一日の変化も少なく、昨日のことであれば覚えているので、思い出しや経過の共有にほとんど時間がかかりません。
すぐに本題に入ることができます。

そして、人の意識や行動を変えるためにも、少しずつの継続が一番重要です。
毎日の継続の中から、自分たちの意識や行動の変革を促していきます。

改善のＰＤＣＡを回すしくみをつくる

改善の計画、実行、チェック、アクションといったＰＤＣＡを回して、推進するためには改善課題管理表を使います。
改善のネタから、改善の計画、実行の進捗状態を見える化して、改善を強力に推進していきます。
より、成長するためには完了した改善から、次のネタを出すことです。
改善したことのさらに上をいく改善案を考えていくことが、知恵を積み上げて、進化していくことになります。

これは、実際の改善課題管理表です。
褒めること、自慢したいこと、ミスしたこと、停止したことを基点としてネタを出す工夫がされています。
なぜの欄で、原因究明をさせるようにしています。
色分けで改善テーマの種別がひと目でわかるような工夫がされています。

改善したことを標準化し定着させる

仕事のプロセスや手順の標準化をさせるには、手順書などが有効です。
しかし、製造部門ではない部門は、作業手順は、日々変化していくことがよくあります。
そのような場合は、プロセスや手順を付箋紙でカード化して貼る方法のプロセス・マップも標準化には有効な方法です。
手順書やプロセスマップによって、プロセスや手順を書き出して、見えるようにすることで、仕事の属人化を減らし、知恵を共有するための土壌ができてきます。

標準化は、仕事をしてきた本人も、あらためてカードに書き出して、順番に並べることで、ムダや落とし穴に気がつくことがよくあります。
書き出すことで、仕事を客観的に見直すことに繋がります。

お互いの仕事のプロセスや手順を見えるようにして、共有することが、それぞれの改善の知恵を共有することのベースづくりとなります。

仕事を見える化し協業文化をつくる

仕事のタスクをカードに書き出して貼り出すことによって、仕事を見えるようにするのがタスク管理です。
カードに書き出すことで、日々の仕事を互いに見えるようにし、悩みや知恵を共有し、助け合うことができるようになります。
カードの並べ方や動かし方を工夫することで、仕事の進捗上の異常や、品質トラブルの予兆に気づくことができるようになり、事後管理から予防管理へと進化することができるようになります。
スタンディングミーティングの中で、タスク管理を見て、お互いの仕事の状況、課題、工夫やアドバイスを行うことで、担当制の溝が埋まり、知恵の相乗的高まりや、共有ができるようになります。

生産性を測定して改善効果を実感させる

改善効果を見えるようにする方法の一つが生産性測定ツールです。
製造の生産性測定は、時間あたり、または日あたりの生産数で測定できます。
製造部門ではない部門は、仕事からのアウトプットが個々、バラバラですから、通常は、生産性を測定することはできません。
しかし、タスク管理を実施して、仕事のタスクカードを作成しているのであれば、生産性は簡易的に測定することができます。
最も簡単なのは、日あたりのカードの処理枚数で測定できます。

もう少し、精度を高めたい場合は、日あたりの完了した仕事の見積もり時間の合計時間で測定できます。
いずれも、相対的な変化を見るもので、職場間や個人間の生産性を比較することはできません。
このようなツールを使って、改善による生産性の効果を測定して、改善活動の見直しを行っていきます。