営業プロセスの活動を見える化し管理力を高める方法

結果である売上データだけで営業活動を管理しても営業力は高まりません。営業力を高めるためには、営業プロセスにおける各活動が適切に行われているか、見える化し、管理するプロセス管理が必要となります。
営業プロセスを見える化し、管理力を高めるしかけとツールを紹介します。

　＜目次＞
営業プロセスの進捗を見える化するしくみとツール
滞留の見える化で遅れない営業活動にするしかけとツール
訪問カレンダーの見える化でタイミングを逸さない営業にするしかけとツール
異常プロセスの見える化でトラブル予防力アップのしかけとツール
変動プロセスの見える化で営業の変動対応力を高めるしかけとツール
飛び込み案件の見える化で混乱防止のしかけとツール
営業の管理指標の見える化で営業プロセス管理力を高めるしかけとツール

営業プロセスの進捗を見える化するしくみとツール

営業活動には必ず納期があり、その納期は常に意識され管理されています。
しかし、営業の中の各プロセスの納期を意識し、遅れや進みを管理されていることはあまりありません。
そのため、どのプロセスが遅れ、または進んでいるのかが分からず、効果的に対策を打つことができなくなっています。

納期別タスク管理ボードでの進捗管理手順

プロセスの遅れ進みを見える化するためのしかけは、「納期型タスク管理ボード」です。
横軸を時系列、縦軸を案件とし、まず案件の最終納期を記載します。その納期を遵守するために、いつからいつまでの期間で何をするべきかプロセスを明確にします。
さらに、そのプロセスにおいて具体的に何をするべきか行動単位におとして見えるるようにしたものです。
初めから詳細な行動日程を決めてしまうと変更・調整が発生した時に混乱してしまうため、１週間から２週間程度の幅で作成するとよいです。
その際、各案件の時系列を見て、直近で着手すべき行動を全て書き出します。
その後、仕事全体を見て、書き出した行動に優先順位をつけます。
このように、プロセスの進捗管理を習慣化することで、営業活動の段取りを考える訓練にもなります。

しかけポイント

①行動単位の書き出しは付箋紙を使うとよいです。プロセスの遅れ進みが発生した際に簡単に移動することができ、変更・調整がしやすいものになります。また、行動の進捗や詳細事項を書き込むにも手軽で便利です。
②週の終わりに進捗を確認し、来週および２週間後までの行動予定をつくります。
③行動予定が遅れた場合は、遅れていることが分かるようにし、翌週の予定に入れ込みます。
④着手すべき優先順位を明確にします。
⑤先行して予定していた行動が完了していれば、他の仕事を前倒しで着手することができます。

滞留の見える化で遅れない営業活動にするしかけとツール

営業活動はいろいろなところで滞留します。
電話がかかってきて中断する、内容に不備があり顧客に確認する、上司の承認を待つなど、思っている以上に多くの場面で留まり、リードタイムがどんどん延びてしまいます。
リードタイムとは、仕事の着手から完了するまでの総時間のことを表し、このリードタイムを最短にするためには、いろいろなところで滞留している情況を見えるようにし、その原因を追求、改善する必要があります。

工程管理タスク管理ボートで滞留管理の手順

仕事の滞留を見える化するためのしかけは、「工程間タスク管理ボード」です。
横軸に営業プロセスを並べ、案件やプロジェクトが書かれたＰＪカードを貼り出したものです。
貼られた欄のプロセスが完了したら、次のプロセス欄に移動させていきます。
貼られているプロセスの期限を見えるようにし、朝会や夕会などで進捗を共有します。
また、各プロセス毎に、これ以上ＰＪカードが溜まると対応が遅れるといった異常ラインを引くことがポイントです。
どこのプロセスで営業活動が停滞しているのかが見えるようになり、スムーズな活動を意識するようになります。

しかけポイント

①各プロセス毎に異常ラインを引き、ＰＪカードを下から順番に積み上げるように貼ります。そうすると、各プロセスでの滞留が見えるようになります。
②あるプロセスでＰＪカードを留めないように、一つが終わったら次へ、次へ、と一個流しを徹底するようにします。

訪問カレンダーの見える化でタイミングを逸さない営業にするしかけとツール

営業活動の管理が個人任せになっていて、営業担当にしか動きがわかっていなかったり、取引先の動きがわからずにしかけるタイミングを逸してしまったりすることがあります。
取引先の予定を踏まえて、訪問カレンダーを明らかにする必要があります。

営業活動カレンダーによる活動管理の手順

訪問カレンダーを「見える化」するしかけは、「営業活動カレンダー」です。
自社の予定と営業担当の行動、顧客の予定や顧客の発注プロセスを記入できるようにします。
「営業活動カレンダー」は営業チームの近くに掲示して使用します。
顧客の予定や発注プロセスを記載することがポイントです。
日頃のやり取りのなかから取引先の発注プロセスを聞き出し、顧客の予定を把握し、それを記入するようにします。
新しい情報が得られるたびに更新します。
顧客の予定を見ながら、いつ、どのような行動を取るのかを明確にして実行することが重要です。
目に入るところに掲示していつでも個々が確認できるようにするとともに、このカレンダーの前で、チームで朝会の時などに予定を確認したり、実行したか否かなど自律管理を行ったりして、タイミングのよい営業活動が行えるようにします。

しかけポイント

①行動は担当者ごとに色を変えたり担当者名を記入したりして、誰が行うのかを明確にしておきます。色違いの小さいマグネットや付箋紙などを添付することで担当者を表すのもよいでしょう。
②顧客の予定は判明した段階で担当者が記入するようにします。
③営業サイクルによって何か月分のカレンダーを掲示するのかを決定します。

異常プロセスの見える化でトラブル予防力アップのしかけとツール

営業活動がスムーズに進まない場合の多くは、変更、中断、保留という形で表れてきます。
この異常を書き出し、スムーズに進まない原因や問題点を明らかにし、良い結果を出すために手を打っていくことが大切です。

アテンションボードによる営業の異常管理の手順

営業活動の異常を見える化し予防するためのしかけは、「アテンションボード」です。
変更、中断、保留となった作業カードと、その原因をアテンションボードに貼りつけ、他のメンバーにも見えるようにします。
個別活動が多い営業においては、これらの異常を個人の中で完結してしまうことが多く、他のメンバーと同じ原因で仕事がとまってしまう事も少なくありません。
アテンションボード上で共有することにより、対処方法についてお互いアドバイスをしたり、助け合うことができ、事が大きくなる前に予防することができるようになります。
また、変更、中断、保留の原因の多いもので横軸を区分けし、見える化することで、自責中断を減らすことができます。

しかけポイント

①特に時間の経過が大きいものに関しては、色をつけることで目立たせ注意を呼びかけます。
②いつ何が原因で変更、中断、保留となっているのか明確にします。

変動プロセスの見える化で営業の変動対応力を高めるしかけとツール

仕事のプロセスや手順、作業時間がいつも同じであれば品質や生産性は向上しますが、日々の仕事は様々な理由で変動しています。
仕事を安定させるためには、どのプロセスや手順において、何が原因で変更・追加が起きているのかを見えるようにし、改善する必要があります。

変動分析シートとスムーズ営業にする改善手順

変動プロセスとその原因を見える化するためのしかけは、「変動分析シート」です。
プロセスの変動は多くの場合、作業時間の変動として表れます。
この作業時間の大小がわかるように、作業が完了したカードを予定時間に比べ早くできたのか、多くかかってしまったのか、作業時間の大小に分けて貼っていきます。
かかる作業時間が毎回異なるプロセスには、何らかの変動原因が潜んでいます。
同じプロセスで作業時間が多くかかったカードと少なく済んだカードを比べ、その時間差の原因を検討し、仕事を変動させている原因を突き止めて対策します。
作業時間は、様々な時間の理由から変わることがあり、変動原因の検討の妨げとなる場合があります。
例えば、処理する伝票の枚数によって作業時間の大小が発生します。この場合は、伝票一枚あたりの時間を算出して大小を比較します。

しかけポイント

①区分を分けることで、より詳細な分析をすることができます。

飛び込み案件の見える化で混乱防止のしかけとツール

日々営業活動を行っていると、トラブル対応など予想していなかった至急が飛び込んできて混乱することがあります。
至急が飛び込んできた際には優先対応する必要がありますが、その他の営業活動が最小限の影響で抑えられるように周りのメンバーと協力していくことも必要です。

飛び込みタスクカードで突発対応力を高める手順

飛び込んできた至急が誰からも見てとれるようにするためのしかけは、「飛び込みタスクカード」です。
至急が発生したら飛び込みタスクカードを発行します。
その場で始めなければならない場合は、実施中のタスクカードを停止欄へ移動し、作業中の欄に飛び込みタスクカードを貼り至急対応中であることを皆に見えるようにします。
飛び込みタスクカードは通常のタスクカードと色を変え、目に訴えかけるようにすることがポイントです。
そうすることで、一段落ついたメンバーがすぐに気づくことができます。
また、実施中であったタスクカードには、何がどこまで終わっているのかを詳細に明記しておきます。
協力する人がスムーズに作業の続きを開始することができ、不必要な混乱を避けることができるようになります。

しかけポイント

①飛び込みタスクカードを発行したときは、実施中のタスクカードを停止欄へ移動させます。
②何がどこまで終わっているのかを詳細に明記します。
③納期にゆとりのあるものがあれば納期を変更し、本日中から未着手へ移動させます。本日中に捕われることなく優先順位をつけ残業をしないように努めます。

営業の管理指標の見える化で営業プロセス管理力を高めるしかけとツール

営業には必ず売上などの目標がありますが、月初に立てた目標と月末の結果のみを見て、「どうしてできなかったのか」などチェックを行っていることがよくあります。
これではその月度中に立て直すことはできません。

管理指標で営業プロセスの活動を管理する手順

結果は日々の行動の積み重ねです。
目標達成には結果につなげるための行動を明確にし、適正行動が取れているか否かを明らかにする必要があります。
まず、目標＝結果指標を満たすことに寄与する行動を明確にし、その行動が適切に実施されているか監視・測定するための管理指標を明確にします。
そして、「結果指標グラフ」と「管理指標グラフ」の関係性を見ることで、営業プロセスにおける異常（正常でない状態）を逸早く検知し、問題が発生する前に手を打ちます。
「結果指標グラフ」は目標達成状況を示しています。
「管理指標グラフ」は目標レベルに向けて適切に推移しているか否かが一見してわかるグラフです。基準値を設定し、それをクリアしているか否かに注目します。
結果につながるように行動の見直しを行えば目標達成に近づきます。
そのためには正常と異常を定義し、営業における指標（ものさし）を持つことが重要です。

しかけポイント

①「結果指標グラフ」、「管理指標グラフ」は時間の経過とともに推移がわかるものとします。
②目標達成の程度や実現性可否が予測できるような表現とします。
③結果、実績がわかり次第プロットできるようにし、集計期日の間においても結果、実績の推移がわかるようにすることが望ましいです。

【この記事を書いた人：松井順一】

2021.07.10

松井 順一【プロフィール】

Junichi Matsui 1961年生 ■ 主な経歴 アイシン精機株式会社（新製品開発） 社団法人中部産業連盟（経営コンサルティング） トーマツコンサルティング株式会社（経営コンサルティング） ■ 専門分野 5S､見える化､タスク管理､ムダ取り改善､品質改善...