ファイリングの状態が仕事の効率化バロメータ

ファイリンクができていない散らかった環境では、集中できない、間違いを引き起こすといった問題から仕事の効率は低くなります。
バーチカルファイリングの考え方を取り入れたファイリングでこれら問題が解決できます。
仕事の資料のファイリング状態が仕事の効率化の程度を表すバロメータとも言えます。
仕事の効率化を図るためのバーチカルファイリングを活用したファイリング方法と成功の秘訣・コツを紹介します。

　＜目次＞
情報・ファイルの適切な取り扱い方
ファイルの最新管理のためのファイリング
バーチカルファイリングでファイルの扱いをスムーズにする方法
バーチカルファイリングのための表示方法
一目で「おかしい」がわかるバーチカルファイリングの置き方
変更の反映もれをなくす方法
バーチカルファイリングを維持する方法
バーチカルファイリングで仕事の進捗管理力を高める方法

情報・ファイルのの適切な取り扱い方

資料やファイルがきれいにファイリング・保管されていても使いにくいという声が上がることは少なくありません。
ファイリング・保管の仕方に問題があるのでしょうか。
情報やデータを取り扱うとき、そのまとまり=ファイリングが処理単位と違っていると、仕分けたり、合体させたり、加工したりしなければならず、それが使いにくさとなります。
情報のまとまりと処理の単位が同じてあれば、そのようなことは必要ありません。

情報はライフサイクルで整頓すると仕事がしやすくなる

情報やデータの取り扱いのまとまり=ファイリングを処理単位と合わせるためには、処理の単位が情報のライフサイクルとともに変化していくことを知っておきましょう。
情報のライフサイクルとは、作成から配付、仕様、廃棄といった情報が生まれて廃棄されるまでのことを言います。
この情報のライフサイクルで処理される単位を考えます。
情報ライフサイクルに応じたまとまりでファイリングしたり、保管したりするために、情報の整頓基準を作成して、取り扱いのまとまりと処理単位を一致させ、使いやすいようにします。

整頓基準では、情報のライフサイクルで区分して、保管形態、方法、表示などを定めます。
入手/作成では、情報の出どころや管理単位で区分してファイリング・保管・表示するように考えます。
配付段階は配布先単位、使用では業務単位、保存では廃棄単位となります。
 

ファイルの最新管理のためのファイリング

パソコン内のファィルを保管管理するときにフォルダーは重宝します。
資料やデータを分類し、仕分けしたフォルダーに格納しておくことで、探しやすく、適切なものを使うことができます。
しかし、フォルダー内には沢山のファィルを入れてしまっていないでしょうか。
フォルダー内に似たようなファィルを入れてしまうことで、目的のファィルを探すのに時間がかかったり、間違ったファィルを使ってしまい、仕事の質や生産性を低下させてしまいます。

ファイルとフォルダーを1×1化すると最新管理が簡単になる

1つのフォルダーには、1つのファイルしか格納しないようにする1×1のファィル管理にしてみましょう。
1×1のファイル管理は、次のようなメリットがあります。

①ファイルの最新管理が簡単

フォルダー内のファイルを入れ替えるだけで簡単に最新ファイルをいつでも間違いなく使える状態にできます。

②ムダ資料づくりがなくなる

あらかじめで指定されたフォルダー名(資料名)と違う資料を作成するとすぐにわかるようになり、ムダな資料づくりをなくすことができます。

③仕事の進捗がわかる

仕事の手順に従って順に作成されるファイルを格納するフォルダーを作成しておくことで、その中にファイルが有るか否かで進捗がひと目で分かるようになります。
  

バーチカルファイリングでファイルの扱いをスムーズにする方法

整理整頓できていないデスクに共通的に見られるのが、作成した資料やファィルを積み上げている風景です。
資料はファィルに綴じて縦置きするようにしましょうと昔から言われていますが、その意義や効果は、ほとんど理解されていません。
ただ縦置きするだけで、これら意義と効果を出すようなやり方や運用ができていないので、当然、効果はありません。

ファイルは縦置きすると間違い・紛失がなくなる

ファイルを縦置きすることは以下のような意義と効果があります。
これら意義と効果を再認識して、効果ある縦置きをしましょう。

①資料の紛失防止・整頓ができる

縦置きするためには、資料はファイルに綴じなければなりません。綴じることで、資料の紛失防止となります。
綴じるとなると見出しなどで資料を整理整頓するようになのます。

②俯瞰管理ができる

縦置きすると背表紙が必要になります。ファイルを一堂に並べることで、背表紙を俯瞰して見ることで、ファイルの抜け、優先度、重複などの異常に気づくことができるようになります。

③ステータス管理が簡単になる

縦置きすることで区分別に分けておくことができ、ファイルを仕事の進捗状態別(着手前、処理中、承認待ち、完了など)にフォルダーなどに入れておくことで、仕事進捗や保留状態などがひと目でわかるようになる。
 

バーチカルファイリングのための表示方法

資料やデータを綴じたり、格納してあるファイルの名前や保管場所のフォルダー名や棚などの表示名は、探しやすさ、管理のしやすさを大きく左右するものです。
しかし、これらファイル・フォルダー、棚などの命名方法を決めて管理している人は多くありません。
ファイルやフォルダーの中身がわかる名称にすればいいと考えている人がほとんどです。

まとまり単位で表示を統一すると行方不明がなくなる

仕事をするとき、人は、まとまり単位で仕事します。
ファイルや棚などの命名は、まとまり単位とすることで、探しさやすさ、管理のしやすさが高まります。
棚・フォルダー→ファイル→文書(資料・データ)の順にまとまりの大きさを小さくし、まとまりがわかるように命名します。

①棚・フォルダーのまとまり

棚・フォルダーは、特定の顧客や生産、時期としてまとめられることで、全容や経過などを管理しやすくします。

②ファイルのまとまり

ファイルは、特定のアウトプットを生み出すための一連の仕事をするために必要な資料・データが成果物単位・処理単位で揃っていると仕事がしやすくなります。

③文書のまとまり

文書は、一つの情報の状況がわかるようになっていることが求められ、日付別(バージョン別)で区分されていると扱いやすいです。
 
 

一目で「おかしい」がわかるバーチカルファイリングの置き方

仕事の質や生産性を高める上で注目すべきことは「異常」です。
いつもと違う状態、正常でない状態を言います。
異常を放置すると品質や生産性、納期などの問題につながります。
仕事力を高めるためには、異常を見える化し気付く力をつけましょう。

色と連番で整理整頓すると異常が見える

異常の見える化をする上で役立つのが色と連番です。
ファイルなどを色や連番で区分し表示することで、仕事における様々な異常をひと目で知らせてくれます。

①色の効果

色は、異常の見える化だけでなく、人の心理面にも働きかけて、異常を放置させず、アクションを引き出す効果もあります。
赤色は危険を感じさせてそのままにしたくない気持ちにさせます。
トラブルなど放置させたくない情報のファイルなどを赤色にします。
黄色は注意・注目を引き出します。青色や緑色は安心感、達成感を与え、意識を解除して集中力を高めます。

②連番の効果

連番は、その連続性が途切れることで異常を教えてくれます。
また、違和感を与えて、順番を揃えたくなる気持ちを醸成し、正常(順番どおり)を維持しようという気持ちも引き出してくれます。
10飛びの連番などにすることで、間に後から入ってきた追加・変更情報を浮き彫りにし、意識させ、対応させる効果もあります。
 
 

変更の反映もれをなくす方法

仕事の中では、様々な変更情報が溢れています。
次々と送られてくる変更情報通りに生産やサービス、業務をタイムリーに変えなければなりません。

しかし、変更の上に更に変更されるなど、最新情報が混乱したり、どこまでが実際のモノや仕事に反映できているのかわからなくなり、それが原因となって、トラブルや手直しのロスなどが発生することも少なくありません。

変更はファイル名で見える化すると情報取り扱い精度が高まる

変更情報の最新性や適用判断を情報の入ったファイル名で見える化すると管理が確実かつ簡単になります。
ファイル名の最後に以下のような変更記号を付加することで、変更管理が楽になります。

①連続性の記号の付加

ABCなど規則性のある連続の記号を付加することで、どちらのファイルが新しいかすぐわかるようにする方法です。
バージョン管理で広く使われている方法です。

②日付の付加

日付は、情報の変更日を入れる方法です。
日付は自分たちの活動した日、例えば会議日、処理日など比較することが変更の手反映有無が簡単にわかります。
この変更は会議で話し合う前の情報か、その後の情報かなどすぐに判断できます。

③内容の付加

内容はそのものズバリ、内容を端的に表現したものです。
変更内容が中身を見ないまま伝えることができ、反映の要否、有無が簡単にわかります。
 
 

バーチカルファイリングを維持する方法

身の回りが整理整頓された状態で仕事をすれば、資料の取り間違いや仕分けなどの余分なことをしなくてすみます。
ですから、仕事のしやすさやミスの起きにくい方法をめざしてファイルの整理整頓します。
そこでは、取り出しやすさ、表示の見やすさなどを考えたファイリングや置き方の改善に取り組みます。
しかし、一向に散らかる状態は改善されず、せっかく、見やすく取り出しやすいファイリングや置き方をしても効果はありません。
なぜ、このような状態になるのでしょうか。それは、散らかり防止の視点で整理整頓されていないからです。

戻させる仕掛けが散らかり防止になる

人は、取り出すときは、仕事に必要だからという強い欲求のもと行動しますが、使い終わった資料を元に戻さなければという意識はほとんどありません。
他のことを優先して後回しにしてしまい、そのうち忘れてしまいます。

整理整頓された仕事のしやすい環境を維持するためには、戻しやすさを最優先に考えたファイリング、置き方をしなければなりません。

戻しさやすいファイリング、置き方をするためのポイントは、抜けているところがひと目でわかる抜けの見える化をしましょう。

また、責任の見える化です。誰が使ってるかわかるようにすることで、戻す責任意識を高めて、確実に戻す行動を引き出すことができます。
  
 

バーチカルファイリングで仕事の進捗管理力を高める方法

仕事の生産性を高めるためには、今、目の前の仕事に集中することです。
しかし、頭の片隅で、
「Xの仕事は、〇〇までやったので、あとは△から始めなければ。」
「Yの仕事は営業経由での変更交渉の回答待ち。明日までに回答が来なかったら…」
などがあると集中できないばかりか、記憶違いや忘れてしまったりすることでトラブルに発展するリスクもあります。
仕事の進捗管理する上で、めざすものは、安心して忘れられる管理です。
目の前の仕事に集中でき、記憶違いや忘れなどが起きない管理をしなければなりません。
しかし、実際の管理では、どこまで進んだかという進捗状況ばかりに目が行きがちです。
「３０件中１２件まで処理が済んだので残り１８件」というようにです。
１２件で中断している理由、再開するために必要な条件などは、当事者が記憶し、処理しており、管理の仕組みとして扱われていないことが多くあります。

ステータスを見える化すると進捗管理レベルが上がる

仕事の進捗管理では、この中断状態=ステータスを見える化することで、管理レベルが高まります。
進捗管理では、以下の状態を見える化します。

①中断理由の見える化

中断している理由、例えば回答待ち、情報の追加収集待ち、評価待ちなどです。どうなれば、再開できるかわかるようにし、再開時期を管理できるように区分しておきます。

②再開条件の見える化

再開条件は、再開する上で、クリアしなければならないことです。例えば、責任者の結論または承認、必要データの収集などです。

③選択肢の見える化

再開時に取りうる選択肢を予めプランニグしておくこと重要です。
再開時期になり、条件が揃ってから選択肢を考えていては、開始が遅れるだけでなく、選択肢によっては、再度、確認や収集が必要となって再中断になる場合もあるからです。

【この記事を書いた人：松井順一】

2021.07.10

松井 順一【プロフィール】

Junichi Matsui 1961年生 ■ 主な経歴 アイシン精機株式会社（新製品開発） 社団法人中部産業連盟（経営コンサルティング） トーマツコンサルティング株式会社（経営コンサルティング） ■ 専門分野 5S､見える化､タスク管理､ムダ取り改善､品質改善...